Preparação para o SASSMAQ: documentos, indicadores e controles que merecem atenção

Preparação começa pela documentação

O guia SASSMAQ possui requisitos amplos e busca resguardar que a empresa esteja comprometida em estabelecer, em suas operações, um padrão robusto de qualidade, saúde e segurança e meio ambiente.

Por isso, manter a documentação regularizada e atualizada é uma das etapas importantes da preparação para a avaliação.

Entre os principais documentos, licenças e registros que precisam ser comprovados estão o Alvará da Prefeitura, o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC) da ANTT, o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), a Licença de Operação e a Licença de Funcionamento da Prefeitura.

Também devem ser considerados o Cadastro Técnico Federal (CTF) do IBAMA, a Autorização Interestadual para Transporte de Produtos Perigosos, as licenças da Polícia Civil e da Polícia Federal para o transporte de produtos controlados, o Certificado de Registro do Ministério da Defesa e as licenças ambientais municipais e estaduais.

Na área de saúde e segurança, a empresa deve manter o PGR, o PCMSO e os exames ASO dos motoristas, considerando os exames exigidos pelo padrão e as determinações do médico responsável pelo PCMSO.

Também é necessário manter atualizadas as licenças dos veículos e implementos utilizados na operação, como CIV e CIPP.

Indicadores mostram o desempenho da operação

Além da documentação, os indicadores de desempenho merecem atenção durante a preparação para a avaliação.

Segundo Valmir Estegues Pereira, ao preparar o sistema de gestão para o padrão SASSMAQ, é importante gerenciar e manter atualizados os registros dos indicadores que compõem os quadros III e IV da NR-04.

A empresa também deve planejar seus objetivos, metas e indicadores, registrando os dados e monitorando os resultados para verificar se estão de acordo com as metas estabelecidas.

Outro ponto de atenção são os indicadores trimestrais exigidos pelo SASSMAQ, relacionados aos grupos IST (Índice de Segurança do Trabalhador), ISTr (Segurança de Transportes), IS (Social) e IMA (Meio Ambiente).

Controles operacionais precisam estar em dia

Os controles operacionais também fazem parte da preparação e devem ser acompanhados de forma contínua.

Entre os principais estão os planos e registros de manutenção preventiva e corretiva e os procedimentos de controle de jornada e de violações identificadas por meio de telemetria.

O acompanhamento da telemetria pode, inclusive, ser associado a programas de reconhecimento para motoristas que apresentam bom desempenho, contribuindo para estimular melhores práticas na operação.

Também merecem atenção os planos de gerenciamento de riscos, incluindo rotogramas que estabeleçam pontos de parada seguros para o motorista e para a carga em cada rota de transporte.

A empresa deve ainda manter planos e registros relacionados aos treinamentos e às políticas de disciplina, álcool e drogas, além de procedimentos que demonstrem a preparação da empresa e dos motoristas para situações de emergência, como treinamentos simulados, EPIs e outros itens de segurança.

Da mesma forma, devem ser mantidos procedimentos e registros para análise e investigação de acidentes e incidentes.

Nas operações com cargas a granel, também devem ser verificadas as licenças dos prestadores de serviço responsáveis pela descontaminação dos tanques.

Evidências ajudam a demonstrar a aplicação dos processos

Na experiência de Valmir Estegues Pereira, algumas falhas relacionadas à documentação, evidências e controles aparecem de forma recorrente durante as auditorias.

Entre elas estão irregularidades nos exames realizados, como ASOs que não correspondem ao que foi estabelecido no PCMSO, desvios de periodicidade ou exames que não foram realizados.

Também são identificadas falhas nos controles de manutenção, principalmente quando os critérios de inspeção preventiva definidos pela própria empresa não são cumpridos.

Nos treinamentos, podem ocorrer situações em que a empresa estabelece determinada escolaridade ou capacitação técnica, mas não apresenta evidências que comprovem o atendimento ao requisito.

Também são observadas falhas em treinamentos relacionados a requisitos legais, como as NRs, quando não há evidências ou quando eles são realizados fora das periodicidades previstas.

Outro ponto de atenção envolve a subcontratação de frotas. Nesses casos, a ausência de controles ou registros específicos para os requisitos aplicáveis às empresas subcontratadas pode comprometer a demonstração da conformidade.

Auditorias internas ajudam a identificar pontos críticos

A realização de auditorias internas é importante para uma preparação consistente para o SASSMAQ.

O item 1.6 estabelece, entre outros aspectos, a necessidade de imparcialidade.

Quando uma equipe interna realiza a auditoria, o profissional deve avaliar áreas diferentes daquela em que atua.

Também é importante elaborar e registrar um plano de auditoria, considerando, para cada grupo de requisitos, os setores envolvidos, os auditores internos, os auditados, as datas e os horários.

O envolvimento da alta gestão e das gerências também é fundamental para o acompanhamento do processo.

Além das auditorias, é importante registrar revisões críticas sobre o SASSMAQ, envolvendo a liderança e os gestores na discussão dos pontos críticos do sistema de gestão e na definição das ações necessárias.

A preparação deve fazer parte da rotina

Para buscar a conformidade e a melhoria contínua do SASSMAQ, é necessário contar com uma equipe comprometida com a atualização de registros e licenças, treinamentos, controles e indicadores.

De acordo com Valmir Estegues Pereira, não existe uma fórmula única para esse acompanhamento.

Uma possibilidade é dividir as famílias de requisitos e delegar os compromissos aos responsáveis de cada área, estabelecendo metas e contando com o apoio da alta gestão.

O monitoramento pode ser realizado pelo time de QSSMA ou por uma consultoria.

Outra boa prática é elaborar um cronograma de compromissos com alertas antecipados para cada evento, como validade de licenças, periodicidade de auditorias, análises críticas e momentos de atualização do perfil Abiquim, da certificadora e da auditoria externa.

Manter esses controles ao longo do ano evita que a empresa concentre seus esforços apenas próximo à avaliação e contribui para que os requisitos do SASSMAQ sejam incorporados à rotina da operação.