Due diligence de terceiros: Um instrumento para fortalecer a governança e a integridade

O papel da Due Diligence na relação com terceiros

A due diligence pode ser utilizada como um processo estruturado de análise de informações antes da tomada de determinadas decisões empresariais. Alves (2019) relaciona a prática à avaliação de elementos relevantes de uma negociação, especialmente quando existem riscos e informações que precisam ser conhecidos pelas partes antes da formalização da relação.

Quando aplicada à contratação de terceiros, essa análise assume uma função preventiva. Segundo a advogada Fernanda Nunes Lana e Souza (2020), a due diligence pode ser utilizada para antecipar riscos que podem surgir na contratação de terceiros, além de estar relacionada à efetividade dos programas de compliance e à governança corporativa. Dessa forma, a organização deixa de avaliar uma contratação somente sob critérios comerciais e passa a considerar também os riscos associados à parte com a qual pretende estabelecer uma relação.

Quem são os terceiros e por que eles importam?

Terceiros podem incluir fornecedores, prestadores de serviços, representantes, intermediários, consultores, parceiros comerciais e outras partes que mantenham relações relevantes com a organização. A diversidade dessas relações demonstra que os riscos não estão necessariamente restritos ao ambiente interno.

Um terceiro pode, por exemplo, ter acesso a informações, recursos, instalações, clientes ou processos da organização. Dependendo da atividade desenvolvida e das características da relação, também pode existir exposição a riscos relacionados à legislação, à integridade, às condições de trabalho, aos direitos humanos, ao meio ambiente ou à reputação.

Por isso, conhecer o terceiro antes da contratação é uma etapa importante para compreender com quem a organização está estabelecendo uma relação e quais fatores devem ser considerados para administrá-la de maneira adequada.

Identificação e avaliação dos riscos

A due diligence não deve ser tratada como uma verificação genérica aplicada da mesma maneira a todas as relações. A avaliação precisa considerar as características do terceiro, o serviço ou produto envolvido, a localização, o grau de exposição e outros fatores que possam alterar o nível de risco.

A OCDE (2018) apresenta a devida diligência como uma abordagem baseada em riscos, voltada à identificação, prevenção e mitigação de impactos adversos relacionados às atividades empresariais, às cadeias de fornecimento e a outras relações comerciais. Essa perspectiva permite direcionar os esforços de análise para os pontos que podem representar maior exposição.

Nesse processo, informações cadastrais, histórico, estrutura, atuação e eventuais sinais de alerta podem ser considerados conforme o objetivo da avaliação. O resultado não precisa ser entendido apenas como uma decisão entre contratar ou não contratar, mas como uma base para definir medidas de prevenção, controles adicionais ou condições específicas para a relação.

A análise antes da contratação

Realizar a due diligence antes da formalização do contrato permite que informações relevantes sejam incorporadas ao processo de decisão. Essa etapa pode envolver a definição dos documentos necessários, a consulta a informações disponíveis e a análise de aspectos relacionados ao perfil e à atuação do terceiro.

Essa avaliação busca reduzir a possibilidade de que a organização estabeleça uma relação sem conhecer circunstâncias capazes de representar riscos importantes. De acordo com Fernanda Nunes Lana e Souza (2020), a due diligence na contratação de terceiros está relacionada à antecipação de riscos e à adoção de práticas de governança e compliance.

Dessa forma, a análise prévia ultrapassa uma simples conferência documental. As informações obtidas ao longo desse processo podem subsidiar a tomada de decisão e contribuir para que a organização estabeleça critérios de contratação compatíveis com as características e os riscos da relação.

O acompanhamento após a contratação

A existência de uma avaliação antes da contratação não significa que os riscos permanecerão inalterados durante toda a relação. Mudanças na estrutura do terceiro, na atividade desenvolvida, no contexto regulatório ou nas próprias condições do contrato podem modificar o nível de exposição da organização.

Por essa razão, a due diligence pode ser complementada por mecanismos de monitoramento proporcionais ao risco identificado. O acompanhamento permite verificar alterações relevantes e avaliar se as medidas adotadas continuam adequadas às circunstâncias da relação.

A abordagem também se aproxima da perspectiva apresentada por Scabin e Hoajai (2019), que destacam a importância de avaliar, monitorar e controlar riscos e impactos relacionados às atividades empresariais. Dessa maneira, a integridade deixa de ser considerada apenas no momento da contratação e passa a fazer parte da gestão da relação ao longo de seu ciclo.

Due Diligence como parte da governança e da integridade

A governança envolve mecanismos destinados a orientar e acompanhar decisões e relações que fazem parte da atuação da organização. Nesse contexto, a gestão de terceiros não deve ser tratada como uma atividade isolada, mas integrada aos mecanismos de controle, gestão de riscos e integridade.

A Lei nº 12.846/2013 estabelece no Brasil um marco de responsabilização de pessoas jurídicas por atos contra a administração pública, o que reforça a importância de estruturas capazes de prevenir e detectar situações de risco relacionadas à atuação empresarial. Dentro desse cenário, processos de avaliação de terceiros podem contribuir para que a organização tenha maior conhecimento sobre suas relações externas.

A due diligence, portanto, não substitui outros controles e não elimina por si só todos os riscos. Seu papel é fornecer informações e estabelecer uma análise estruturada que auxilie a organização a tomar decisões, definir medidas preventivas e acompanhar relações consideradas relevantes.

Governança para além da organização

A due diligence de terceiros amplia a visão da organização sobre os riscos presentes em suas relações externas. Fornecedores, prestadores de serviços, parceiros e demais partes relacionadas podem participar de atividades importantes para o funcionamento do negócio e, por isso, também precisam ser considerados dentro das estruturas de governança e integridade.

A avaliação baseada em riscos, realizada antes da contratação e complementada por acompanhamento quando necessário, permite que a organização conheça melhor seus terceiros e estabeleça medidas compatíveis com cada relação. Mais do que uma conferência documental, a due diligence pode atuar como instrumento de apoio à tomada de decisão e de prevenção.

Dessa forma, integrar a análise de terceiros à governança contribui para uma atuação mais estruturada, transparente e consciente dos riscos envolvidos nas relações comerciais.